Cómo redactar una carta formal para solicitar algo
El escribir una carta va mucho más allá del asunto de la misma, ya que existe un conjunto de normas y formatos a seguir para que ésta sea aceptada donde quiera ser consignada.
Lo bueno es que al conocer su estructura no te parecerá para nada difícil redactar cualquier tipo de carta a cualquier institución. Estos son los consejos con los que aprenderás cómo redactar una carta formal para solicitar algo.
Estructura recomendada para escribir una carta formal bien redactada
La estructura formal de una carta es fácil de entender y aprender para realizar futuros formatos del mismo estilo. Sean para una institución o persona a quien quieras dirigirte de una manera formal, para solicitar su autorización o informar sobre algún hecho.
De hecho, también podrás crear cartas informales con la misma base. Es un formato general de cómo debe estar estructurado el contenido para que esta sea completamente entendible. Lo único necesario en este caso será el reemplazar el lenguaje formal por uno informal.
En una carta normalmente podrás encontrar las siguientes secciones:
Sección del lugar y fecha
Esta será la primera línea general de la carta. Se coloca en la zona derecha y superior de la misma y consta de informar el lugar desde donde es emitida la carta y la fecha en la que fue enviada. Quizás es la sección más sencilla y esencial de la carta, ya que ella informar la antigüedad de la misma.
Un ejemplo de la sección de lugar y fecha sería:
“Madrid, 02/06/2022”
Sección del destinatario
Lo primero será el dirigir la carta a una persona, empresa o ente al cual quieres que llegue la misma. Esta sección se ubica en la zona superior izquierda de la carta, marcando el comienzo de ésta.
Primero debe colocarse el nombre de la persona u empresa en cuestión para después, en la línea inferior, colocar la dirección de dicha persona o empresa. Debe ser la del local, piso o edificio en cuestión en donde se encuentra la persona o ente al que va dirigida la carta.
Un ejemplo sencillo de esta sección sería el siguiente:
“Procuraduría del Estado
Calle 54, con Avda 37 int. 80ª”
Sección en donde se especifica la persona o cargo
Ya se detalló la fecha, lugar de emisión de la carta y el nombre de la empresa, ente o persona a quién va dirigida. Pero en el caso de que la carta sea dirigida a una empresa, esta deberá tener otra sección adicional en donde se detalle a qué persona o cargo va dirigida la carta.
Por ejemplo, si se trata de un cobro de servicios prestados la presente puede ir dirigida al departamento de finanzas y cobranzas de la empresa. Ejemplo:
“Atiéndase a nombre de: María Alejandra Gutiérrez, Departamento de cobranzas.”
Aunque si no se conoce el nombre de la persona que atiende dicho departamento simplemente puedes colocar “Departamento de cobranzas”. El personal interno de la empresa hará llegar tu carta a la persona que atiende este departamento en específico dentro de una empresa.
Asunto de la carta
El asunto da un panorama amplio y general de lo que trata la carta. Así la persona que la lea sabrá si corresponde el caso a su atención, o a otro departamento. Colocando un asunto te aseguras que la carta sea leída por la persona correcta.
Una carta sin asunto puede que sea ignorada ya que el personal dentro de una empresa no tiene el tiempo suficiente para leer centenares de correos electrónicos o cartas físicas y determinar de qué tratan. El asunto es un importante gesto de cortesía y ayuda a conocer, sin tener que leer la carta entera, qué es lo que necesitas como emisor de la misma.
Cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta lógicamente es la sección más importante de la misma. En ella se especifica qué es lo que necesitas de la persona que recibirá la carta. A su vez, esta sección tiene varias subsecciones que son de amplia importancia, tanto por la cortesía necesaria en esta sección como para llevar un correcto orden en la carta:
Saludo hacia la institución
El saludo es algo que no se debe obviar en una carta. Este sirve para dejar una buena impresión ante la persona que la lee, haciendo así que esta esté dispuesta a ayudarte en tu inquietud.
Un saludo puede ser del siguiente tipo:
“Me agrada dirigirme a ustedes para saludarlos y desearles un feliz día, al mismo tiempo que quiero dirigirles una inquietud…” (o “quiero informarles que…).
Por supuesto, si te estás dirigiendo a un amigo o a la empresa en la que trabajas quizás no sea necesario ser tan pomposo y puedas saludar de manera algo más cálida:
“Hola, los saludo esperando que estén muy bien hoy. Quiero preguntarles algo que me inquieta”
Como verás, en cualquiera de los dos saludos existe un conectivo que lleva directamente hasta la inquietud con la que se desarrolla la carta.
Identificación de la persona que escribe la carta
Lo que sigue después del saludo y el “puente” hacía el desarrollo en sí de la carta es la presentación. Es totalmente necesario identificarse claramente para que así la empresa pueda estar informada sobre quién es la persona que presenta la inquietud o está informando una situación.
En esta sección también debe ser añadido el número de identificación de la persona que envía la carta. Al mismo tiempo del código de trabajador, departamento en el que se trabaja dentro de la empresa a la cual se envía la carta o cualquier información relevante para que la empresa pueda identificarte correctamente (la información debe ser relevante y debe tener que ver con la empresa que recibirá la carta).
Tomando como ejemplo el primer saludo del punto anterior, este puede conectarse de la manera siguiente con la identificación de la persona que envía la carta:
“Me agrada dirigirme a ustedes para saludarlos y desearles un feliz día, al mismo tiempo que quiero dirigirles una inquietud. Mi nombre es Antonio Bermúdez, con DNI 9.999.999 y ocupo el cargo de…” (Puede adaptarse a diversas situaciones como “y he comprado un producto de su tienda recientemente”).
Desarrollo o desenlace de la carta
En esta sección se hablará del asunto de la carta de manera desarrollada y expandida. Es decir, se hablará de todos los puntos que te hicieron enviar la carta a la empresa o persona. Es la sección más importante de toda la carta, ya que en ella se expondrá todo lo que quieres decirle, informarle o preguntarle al receptor.
Un ejemplo claro de esto es el siguiente:
“La presente es para informarles que ya no podré seguir ejerciendo el cargo de Analista de Sistemas. Esta decisión la tomo exclusivamente debido a que he encontrado una nueva relación laboral en donde pretendo seguir consolidándome a nivel profesional.”
En esta sección simplemente se expone lo que se le quiere informar o pedir a la empresa o personas en cuestión. Otro ejemplo podría ser:
“Este correo es para solicitarte el dinero que te presté la semana antepasada, el cual estoy necesitando de manera urgente para reponer el inventario de mi negocio”. O “Les informo que el producto que compré la semana pasada, bajo el cogido XXXXX ha dejado de funcionar antier, por lo que necesito hacer valer la garantía del mismo ¿En qué sucursal debo dejarlo y reclamar otro nuevo y en buen estado?”
Agradecimientos finales
En esta sección, que viene a ser un nuevo párrafo separado se hace saber que te sientes agradecido porque han leído la carta (o quedan informados sobre la decisión que tomaste).
Recuerda que es importante ser formal y profesional todo el tiempo. Aunque el asunto de la carta sea un reclamo, una renuncia entre otros eventos que pueden terminar en controversia. Una carta puede ser usada como evidencia ante un juzgado, así que evítate problemas siendo siempre formal y hablando en un lenguaje positivo o neutro:
“Agradezco profundamente la experiencia que obtuve con ustedes, la confianza y apoyo que recibí durante mi estancia en la empresa, y espero que les vaya muy bien”. O también en otro caso “Con esto los dejo informados sobre mi situación y espero que puedan tomar cartas en el asunto para ayudarme, lo agradecería mucho”.
Despedida
La despedida casi siempre se confunde con los agradecimientos finales, pero el desenlace de la carta sirve simplemente para despedirse y dar por concluida esta.
Un ejemplo de una despedida en una carta podría ser el siguiente:
“Me despido de ustedes deseándoles la mejor de las suertes”, también puede ser “Esperando que sigan de una manera excelente se despide:”
Identificación final y firma (en caso de requerirse)
La identificación final sirve para volver a dejar constancia de quien es el emisor de la carta. Al igual que en el cuerpo de la misma, en esta sección se coloca el nombre y apellido del emisor, su DNI y si se requiere, su firma.
Los casos que se requiere firma son en aquellos en donde la persona quiere dejar constancia legal de la decisión que ha tomado, y no hay mejor manera que con su firma, la cual es única.
Esta sección se desarrollaría de la siguiente manera:
“Atentamente,
José Cordero
DNI: 9.999.999”
O en el caso de que se trate de una autorización, renuncia, entre otros trámites legales se debe incluir la firma:
“Atentamente,
José Cordero
DNI: 9.999.999
___[Firma]___ ”
Modelos de Carta de solicitud para pedir algo
Ahora conoces todas las secciones que debe incluir una carta, sin importar si es formal o no. Cada una de estas secciones garantiza que la misma se dirija exactamente a la persona que quieres que sea su destinataria.
Siempre es mejor con un ejemplo, así que aquí hay un modelo de una carta de renuncia:
Madrid, 2 de junio de 2022
Aspiradoras S.A.S
Calle 46 con Avda. 78, Malasaña.
Para la atención de: Lic. Matilde Chirinos, Recursos Humanos.
Asunto: Renuncia voluntaria al cargo.
Me dirijo a ustedes deseándoles un feliz día. Mi nombre es Antonio Ramírez, identificado con DNI: 99.999.999 y con la ID número: 33A4712 dentro de la empresa, en la cual ejerzo el cargo de: Vigilante. La presente es para informarles que debido a una nueva oferta favorable he decidido el día de hoy renunciar al cargo que he venido desempeñando, siendo esta una decisión irrevocable.
Les agradezco mucho la comprensión de mi decisión y el tiempo que pasé con cada uno de ustedes, tiempo en el cual aprendí mucho, no solo sobre vigilancia sino de la buena calidad humana y profesional de las personas que hacen vida diaria en la empresa.
Me despido deseándoles muchos éxitos profesionales y personales.
Atentamente, su colega y amigo,
Antonio Ramírez
DNI: 99.999.999
La Clave del saber pedir en una carta formal
Sabiendo redactar una carta en estructura solo falta pulir el contenido. Lo recomendable es que no seas rencoroso, grosero ni exijas o pidas las cosas de mala gana. Puede que te sientas indignado al momento de escribir una carta, pero recuerda que la misma puede ser usada como prueba en el caso de que las cosas no salgan como esperas y tu caso sea llevado a un juzgado.
Sin duda alguna, la clave para pedir las cosas en una carta formal será siempre el sonar agradecido, desear éxitos y ser siempre cortés.
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